電子發票是信息時代的產物，它以無紙化、便捷性、低成本、高效率等優勢受到了大多數企業的青睞。與此同時，因為目前電子發票存在監管上的漏洞，打印次數不受限制。所以，也給企業財務人員帶來諸如重復報銷、虛假報銷等一系列問題。這樣問題會給企業帶來風險嗎？財務人員如何“見招拆招”？昆明代理記賬工作人員將帶您解決這些困擾。

一、電子發票報銷常見場景

1、場景一：重復報銷

某企業員工小張的電子發票已經在幾個月前報銷過了，本月又打印了一次拿來財務報銷。小張之舉有可能是故意的，也可能是無意的。

2、場景二：重復報銷

某企業員工小劉發生費用取得的電子發票已經在幾個月前報銷過了，小劉又把電子發票的PDF文件發給同事小王，小王把電子發票打印出來拿來財務報銷。

3、場景三：虛假報銷

某企業員工小高發生費用取得電子發票，通過采用PS等軟件處理工具，修改電子發票金額，再通過打印PS圖片進行虛假報銷。

二、以上場景會給企業帶來風險嗎？

發票是指一切單位和個人在購銷商品、提供或接受服務以及從事其他經營活動中，所開具或收取的業務憑證。發票是會計核算的原始依據，也是稅務機關重點關注的檢查對象。

電子發票是數據電文形式的無紙化發票，和紙質發票具有同等的法律效力。如果企業存在大量電子發票重復或虛假報銷的情況，從企業內控角度來看，就是舞弊，侵害了公司的直接利益；從稅收管理角度來看，就會虛增成本費用，少交企業所得稅，侵害了國家的稅收利益。

三、財務人員如何“見招拆招”？

財務人員如何防范和杜絕電子發票重復或虛假報銷的情況呢？可以從以下幾方面入手。

（一）需要加強企業內控管理力度

財務部需制訂完善的《電子發票報銷管理制度》，比如規定電子發票報銷時限；經辦人自行查驗發票真偽并打印截圖；經辦人承諾、部門負責人審核業務真實性；財務部定期抽查、嚴懲故意重復或虛假報銷員工及相關責任人等方式來加強內控力度。

（二）運用一些輔助手段防范

1、財務人員可以利用EXCEL表格建立《電子發票報銷臺賬》。

適合于規模較小、業務量較少的小企業。電子發票臺賬的內容包括但不限于“發票代碼、發票號碼、開票日期、發票金額、憑證號、報銷人、報銷日期、報銷內容、發票真偽”。通過設置“禁止輸入重復項”和在國稅局網站查詢電子發票真偽，來避免發票重復和虛假報銷的問題。

2、利用現在比較流行的手機APP “小程序”工具。

比如像微信、百度、支付寶等APP中的小程序都可以查驗發票真偽和查重。小程序的好處就是不需要安裝，操作簡單，直接用微信調用手機攝像頭掃碼，非常方便。

3、購買專業的發票管理平臺，再配上若干掃碼槍

適合于規模較大、業務量較多的中型企業。通過購買第三方發票管理平臺，可以對企業的進項發票進行集中管理。

發票管理平臺包括發票信息采集、影像檔案管理、發票認證、發票監控、進項數據分析、供應商管理、發票快遞查詢、結算協同管理等功能。掃碼槍可以直接掃描電子發票上的二維碼自動查重。

4、建立財務共享中心或費用報銷系統

適合于大型國企、上市公司，業務遍布全國或海外市場。因為這些高度集成軟件都是專業定制，成本很高，操作較復雜。大企業本身資金實力雄厚，各方面管理都比較嚴格，也愿意在這方面投資。

經辦人每次報銷電子發票時，需要自行在共享系統提單，財務人員通過影像系統掃描紙質發票或輸入電子發票信息，自動實現同一稅號下的查重，直接解決了財務發票前端的工作，大大提高了工作效率。

綜上所述，針對電子發票存在的重復或虛假報銷情況，企業應該在加強內控管理的同時，根據自身實際規模及業務情況來制訂相應的防范措施。一旦發現員工這些惡意行為，用制度說話，嚴懲不貸。